Werknemersmonitoring via gezichtsherkenning bij aanwezigheidsregistratie
Werknemersmonitoring en de AVG
Werknemersmonitoring omvat een breed scala aan activiteiten waarmee werkgevers toezicht houden op de prestaties en het gedrag van werknemers tijdens werktijd, ongeacht waar het werk wordt uitgevoerd.
Daarbij kunnen verschillende technologieën worden ingezet, zoals cameratoezicht, systemen voor e-mailmonitoring, het registreren van toetsaanslagen, het volgen van internetgebruik, GPS-tracking, biometrische systemen en software voor productiviteitsmonitoring.
Naarmate deze technologieën zich verder ontwikkelen, blijft het van groot belang dat werkgevers zich houden aan de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingsregels. Werknemersmonitoring moet altijd rechtmatig, noodzakelijk en proportioneel zijn.
De AVG staat werknemersmonitoring onder voorwaarden toe, mits aan de relevante vereisten voor gegevensbescherming wordt voldaan. Een recente beslissing van de Italiaanse privacytoezichthouder, de Garante per la protezione dei dati personali (Garante), laat zien hoe werknemersmonitoring in strijd kan komen met privacywetgeving.
Besluit van de Italiaanse toezichthouder over gezichtsherkenning bij werknemersmonitoring
De Garante heeft vijf bedrijven boetes opgelegd variërend van €2.000 tot €70.000 vanwege het ongeoorloofde gebruik van biometrische gegevens via gezichtsherkenning om de aanwezigheid van werknemers te registreren.
Deze praktijk werd beschouwd als een schending van de privacyrechten van werknemers. Biometrische gegevens die worden verwerkt met het oog op unieke identificatie behoren namelijk tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens onder de AVG. De verwerking daarvan is in beginsel verboden, tenzij een specifieke uitzondering uit artikel 9 AVG van toepassing is.
De sancties werden opgelegd aan bedrijven die actief waren op dezelfde afvalverwerkingslocatie, nadat de Garante klachten had ontvangen van meerdere werknemers.
Uit het onderzoek van de Garante bleek dat de betrokken bedrijven niet voldeden aan zowel nationale als Europese regels op het gebied van werknemersrechten en gegevensbescherming.
Zo bleek onder meer dat drie van de bedrijven gedurende meer dan een jaar gezamenlijk gebruikmaakten van een biometrisch registratiesysteem zonder de noodzakelijke technische en beveiligingsmaatregelen te treffen.
Hetzelfde systeem, dat door de toezichthouder als onrechtmatig werd aangemerkt, werd door een van de beboete ondernemingen bovendien op negen andere locaties gebruikt.
Daarnaast hadden de bedrijven hun werknemers onvoldoende geïnformeerd over de verzameling en verwerking van hun persoonsgegevens. Daarmee werd onder meer het transparantiebeginsel geschonden. Ook was geen verplichte Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd.
Welke vormen van aanwezigheidsregistratie achtte de Italiaanse toezichthouder wel passend?
De Garante benadrukte dat de bedrijven minder ingrijpende methoden hadden moeten overwegen om de aanwezigheid van werknemers te registreren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een toegangspas of badge.
Als onderdeel van het onderzoek heeft de toezichthouder daarnaast bevolen dat alle onrechtmatig verzamelde persoonsgegevens worden verwijderd.
De beslissing onderstreept dat werkgevers zorgvuldig moeten omgaan met technologieën voor werknemersmonitoring en altijd moeten beoordelen of het beoogde doel ook met minder privacy-invasieve middelen kan worden bereikt.
Heeft uw organisatie vragen over de privacygevolgen van werknemersmonitoring? Neem dan contact met ons op via info@dpoconsultancy.nl voor ondersteuning.
